Jaarafsluiting DAS 4

Introductie

Het eind van het boekjaar 2007 nadert - en daarmee ook de jaarafsluiting! Als 'geheugensteuntje' hierbij enige aandachtspunten en aanbevelingen - en natuurlijk geldt: mocht u vragen hebben, belt u dan even met Deltec. Mocht u een bepaald programma in uw menu niet kunnen vinden, neemt u dan even contact met ons op.

NB: Leest u alle aandachtspunten door vóór 1 januari zodat u bijtijds rekening kunt houden met de diverse werkzaamheden en uw eventuele vragen vooraf aan ons kunt stellen!

Op te vragen voorraad / artikelgegevens op 1 of 2 januari 2008

Voor het bepalen van de voorraadwaarde artikelen, per 1 januari 2008:
Voor meerdere filialen: alle filialen aanvinken, van hoofdgroep 000 t/m hoofdgroep 999, Soortprijs: Boekwaarde, Alleen Hoofdgroep Totalen: aanvinken, Filiaal voorraden optellen: niet aanvinken. Op deze manier wordt het hoofdgroeptotaal per filiaal getoond met daaronder het hoofdgroeptotaal voor alle filialen samen.
Indien met consignatie gewerkt wordt, de lijst zowel met als zonder consignatie voorraad afhandelen.
Tip: de lijsten kunnen worden afgedrukt maar kunnen ook naar een tekst- of Excellbestand worden gestuurd; deze bestanden kunnen eerst opgeslagen worden op een locale PC of op de server, en dan eventueel op diskette gezet worden om bij de jaargegevens te worden opgeborgen.
Tip: van tevoren eens met de lijstgenerator van de ‘diverse’ artikelen (soort divers=1) de boekwaarde opvragen om te controleren of deze wel op 0,00 staan…

Vervolg

Indien gewenst kan de technische voorraad van 31 december 2007 worden weggezet als ‘beginvoorraad’ van 2008; hiervoor wordt het programma ‘Huidige voorraad wegschrijven’ (KSP02B) gebruikt. Dit programma dient dan of 31 december na werktijd gedraaid te worden, waardoor de datum van de beginvoorraad wordt weggeschreven als 1 januari 2008, of op 1 januari (begindatum wordt 2 januari 2008). Ook hier is een hoofdgroepselectie mogelijk, en er wordt gekozen voor ‘Voorraad opname naar BeginVoorraad’.
Zowel voor KSP04B (zie: “Statistieken”) als voor KSP02B geldt dat deze programma’s meestal in het menu ‘Systeembeheer’ staan: mocht dat niet het geval zijn, dan worden de programma’s opgestart vanuit de directory S:\EXEDIRECT. Heeft u hierbij hulp nodig, bel dan even met Deltec.

Controles en aanwijzingen

Controle nog te ontvangen facturen: programma ‘Overzicht niet gefactureerde inkoopbonnen” (INK10) op 2 januari gebruiken om het bedrag aan nog niet qua factuur ingeboekte paklijsten te controleren, hetgeen zou moeten kloppen met de grootboekrekening ‘Nog te ontvangen facturen’.
NB: dit programma geeft alleen geldige gegevens, indien het hele jaar 2007 het DAS4 programma ‘Inboeken voorraad facturen ’ (ink04) gebruikt is om de facturen m.b.t. voorraad te verwerken. De getoonde lijst kan worden afgedrukt of in een bestand worden opgeslagen.

Aanwijzingen m.b.t. programma’s waarmee journaalposten worden aangemaakt

Na 1 januari 2008, Inboeken paklijsten (ink03a), Wijzigen ingeboekte paklijsten (ink03b), Inboeken voorraad facturen (ink04): geen boekdatum, pakbondatum, of factuurdatum met jaar 2007 ingeven! Alles hierin dus boeken met jaar 2008, anders ontstaan er afwijkingen tussen de op 1 of 2 januari afgedrukte voorraadwaarderingslijst (met de technische voorraad en boekwaarde van 1 januari) en de grootboekrekening voorraad!
Factureren (vrk03) en contante journaalpost maken (vrk03c): voor het maken van de facturen t/m 31-12-2007 en de contante verkoop journaalpost t/m 31-12-2007 absoluut de factuur- en boekdatum 31-12-2007 gebruiken, anders komen de grootboekmutaties in 2008 terecht!
Met het programma ‘Nog te factureren verkopen’ (vrk10) kan gecontroleerd worden of alle verkopen van 2007 uitgefactureerd zijn.

Statistiek

Aangezien de statistiekprogramma’s met datumselectie of periode/jaar selectie werken en de gegevens van 2007 in de database blijven opgeslagen, is er geen noodzaak specifieke handelingen met betrekking tot de statistiek uit te voeren.
Cumulatieve omzet- en inkoopgegevens: het programma ‘Cumulatieve omzetten synchroniseren’ (KSP04B) kan worden gebruikt om de cumulatieve gegevens van 2007 weg te zetten bij ‘Jaar –1’ en de gegevens van 2005 bij ‘Jaar –2’. Het heeft geen zin dit programma op 31 december te draaien aangezien voor het ‘Huidig jaar’ wordt uitgegaan van de systeemdatum en dus pas vanaf 1 januari het jaar 2008 wordt gezien als huidig jaar.
Dit programma hoeft niet op 1 januari gedraaid te worden maar kan in de loop van het nieuwe jaar gebruikt worden. Lees de handleiding door voordat u het programma start.

Voor degenen onder u die met het boekhoudpakket DFA4 werken: u hoeft geen nieuw boekjaar aan te maken of periodes te openen, dit wordt door de programma’s zelf afgehandeld.
Wanneer u met het programma ‘Diverse boekingen’ (adm20) nog boekingen in 2007 wilt doen (kostenfacturen, bankafschriften e.d.) zal het programma u vragen hiervoor een ‘password’ in te geven; indien dat nog niet bekend is of u bent het vergeten, neem dan even contact op met Deltec.
Zie voor verdere aanwijzingen “Jaarafsluiting DFA4”.